¿Vas a compartir un archivo desde Drive con alguien fuera de tu organización? A todos nos ha pasado: quieres colaborar con un cliente, proveedor o freelancer, y… ¡no pueden abrir el archivo! 😩
O peor aún: terminan con más acceso del que deberían.
Aquí te dejo algunas buenas prácticas para que compartir archivos desde Drive sea fácil, claro y seguro:
✅ 1. Revisa los permisos antes de compartir
Haz clic derecho sobre el archivo o carpeta → Compartir → busca la sección que dice “Acceso general”.
Ahí puedes elegir:
- Restringido: solo las personas agregadas pueden acceder.
- Cualquier persona con el enlace: ideal para externos, pero asegúrate de dar solo los permisos necesarios.
🛑 ¡Cuidado! No todos necesitan editar.
🔐 2. Usa “Ver” en lugar de “Editor”
A menos que esa persona realmente necesite hacer cambios, elige uno de estos:
- Lector (Viewer): solo puede ver.
- Comentador (Commenter): puede dejar comentarios sin modificar el contenido.
Esto ayuda a proteger tu información y evita cambios accidentales.
📁 3. Si compartes una carpeta, revisa el acceso de los archivos dentro
Cuando compartes una carpeta, todos los archivos adentro heredan esos permisos.
Si no quieres que todo sea accesible, puedes:
- Compartir solo los archivos específicos.
- O ajustar permisos uno por uno dentro de la carpeta.
✉️ 4. Agrega usuarios externos manualmente
¿Prefieres mantener el control?
Agrega el correo de la persona directamente en el cuadro de compartir. Solo asegúrate de que tu organización permita compartir con externos (a veces está restringido por políticas de seguridad).
🧹 5. Quita el acceso cuando ya no lo necesiten
Cuando el archivo ya no sea relevante para esa persona externa, vuelve a la opción de “Compartir” y quítale el permiso.
Esto es especialmente importante si compartiste algo sensible o con información confidencial.
📊 Extra: Usa Google Drive como aliado para decisiones estratégicas
Una buena gestión de tus archivos no solo mejora la seguridad: también te da claridad.
Cuando tus datos están organizados y bien compartidos, puedes tomar mejores decisiones estratégicas y evitar perder tiempo buscando lo que necesitas.